Warum Stiftungen ihren Förderprozess digitalisieren sollten

In der Schweiz gibt es rund 13'000 gemeinnützige Stiftungen, und viele davon verwalten ihre Fördergesuche noch immer über E-Mail, PDF-Formulare und lokale Ordnerstrukturen. Was auf den ersten Blick funktioniert, führt in der Praxis zu erheblichem Mehraufwand – insbesondere bei wachsendem Gesuchsvolumen.

Das Problem mit manuellen Prozessen

Wenn Gesuche per E-Mail eingehen, fehlt schnell die Übersicht: Welche Gesuche sind neu, welche in Bearbeitung, welche bereits entschieden? Die Informationen sind über verschiedene Kanäle verstreut – in Postfächern, Shared Drives, Sitzungsprotokollen. Das macht es schwierig, den aktuellen Stand eines Gesuchs auf einen Blick zu erfassen. Für neue Mitarbeitende oder Stiftungsräte ist der Einstieg besonders mühsam.

Vorteile der Digitalisierung

Ein digitaler Förderprozess schafft klare Strukturen: Gesuche werden zentral erfasst, Bewertungen dokumentiert und Entscheide nachvollziehbar festgehalten. Das reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern erhöht auch die Transparenz gegenüber dem Stiftungsrat und externen Prüfstellen. Zudem wird die Übergabe bei Personalwechseln deutlich einfacher – alles ist dokumentiert und durchsuchbar.

Es braucht keine IT-Abteilung

Moderne Lösungen wie Stiftungsapp sind speziell für kleine bis mittlere Förderstiftungen konzipiert. Die Einführung erfordert kein IT-Projekt und keinen mehrtägigen Workshop. In wenigen Wochen kann der gesamte Förderprozess abgebildet werden – von der Gesuchseingabe über die Begutachtung bis zum Stiftungsratsentscheid. Das Ergebnis: Weniger E-Mails, weniger Rückfragen und mehr Zeit für das Wesentliche – die Förderung.